مساعد تنفيذي لمكتب المدير المالي

الوصف الوظيفي

المهام والمسؤوليات

• إدارة الجداول الزمنية المعقدة بشكل استباقي عبر مناطق زمنية متعددة.
• تنسيق ترتيبات السفر المحلية والدولية، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والتأشيرات عند الاقتضاء.
• إدارة تقارير المصروفات ومطابقتها بدقة وفي الوقت المحدد، وفقًا لسياسات GitLab.
• دعم الشريك التنفيذي الأول للمدير المالي في تنسيق الأنشطة المتكررة لقيادة المالية، بما في ذلك صيانة الموارد المشتركة وقوائم التوزيع وقنوات Slack والتقويمات المشتركة.
• المساعدة في تخطيط فعاليات الفريق والاجتماعات الكبيرة بالتعاون مع الشركاء متعددي الوظائف والشريك التنفيذي الأول.
• التعامل مع المعلومات المالية والشخصية السرية للغاية وغير العامة بحكمة، مع الالتزام بسياسات GitLab.

المتطلبات والمؤهلات

• خبرة في تقديم الدعم الإداري على المستوى التنفيذي في بيئة سريعة الوتيرة، ودعم العديد من كبار القادة في وقت واحد، مع القدرة على تكييف النهج لكل قائد.
• إتقان استخدام Google Workspace وZoom وSlack وNavan والأدوات والعمليات ذات الصلة، مثل أوامر الشراء، مع القدرة على تعلم الأدوات التقنية الجديدة بسرعة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل، والتنقل بسرعة بين المهام، واستخدام الحكم السليم لتحديد الأولويات وحل المشكلات وتوقع احتياجات المديرين التنفيذيين.
• مهارات تنظيمية وتواصل قوية، واهتمام بالتفاصيل، والقدرة على بناء علاقات تعاونية عبر الفرق، بما في ذلك مع المساعدين التنفيذيين الآخرين وأصحاب المصلحة على جميع المستويات.
• خبرة في استخدام الذكاء الاصطناعي (AI) لزيادة كفاءة العمليات اليومية مع حماية المعلومات والحفاظ على سريتها.
• خبرة في شركة عامة أو مكتب المدير المالي أو الرئيس التنفيذي تُعد ميزة إضافية.